Category Archives: Organisasi

Menjadi Direktur Keuangan

Pada pertengahan tahun 2002 sampai pertengahan 2006, saya pernah diberi tugas sebagai bendahara Koperasi Telkomsel (Kisel), padahal saat itu saya tidak ada keinginan untuk mengisi jabatan tersebut, karena saat itu sebagai Pengawas Kisel, saya tahu betul kesulitan yang dihadapi oleh pengurusnya.

Pada waktu itu, baru saja 9 Kisel Regional dari seluruh Indonesia dilebur jadi satu Koperasi Nasional, dimana seluruh aset yang tersisa dan SDMnya disatukan… aset terbesarnya masih dalam bentuk piutang dan setiap bulan sudah harus membayar gaji pegawai yang begitu besar, sementara uang kas dalam keadaan defisit karena jumlah uang masuk masih lebih kecil daripada uang keluar, belum lagi sistem pembukuan masih belum seragam sehingga laporan keuangan  konsolidasi sangat terlambat.

Artinya perusahaan ini sedang sakit, dan tidak ada yang tahu obatnya karena saat itu sistem informasi keuangannya masih terlambat, sehingga keputusan penting akan sulit diambil jika informasinya terlambat.

Satu hal yang membesarkan hati saya adalah, karena saya harus mendampingi Almarhum Wiwik Widagdo dan Almarhum Dedi Sugandi yang saat itu adalah karyawan ex Telkom dengan kedudukan yang cukup berpengaruh, sehingga saya pun merasa dihargai karena bisa mendampingi seorang bos. Saat itu, rasanya bangga juga disetarakan dengan pejabat sekelas beliau, dan dari para pejabat inilah saya bisa belajar dan menyadari bahwa saya punya keunggulan komparatif dibidang keuangan, karena sistem navigasi manajemen masih relatif terbatas, dan saya harus menemukan cara untuk membuat dashboard yang menggambarkan kondisi klinis perusahaan ini.

Disini saya akan jelaskan langkah penting untuk mengelola keuangan perusahaan, untuk menghasilkan dashboard agar proses pengambilan keputusan bisa lebih tepat.

Dari kebutuhan inilah, saya menyusun COA (Chart of Account) yang bagi orang awam terlihat sederhana, namun terdapat sistematika penting yang harus dipahami, dimana setiap produk perusahasn dikelompokan dalam beberapa kategori yang spesifik, sehingga seluruh pendapatan dan biayanya bisa dikaitkan secara langsung, sesuai dengan periode pembukuannya.

Selain itu, informasi ini juga dimanfaatkan untuk menghitung normal operating cycle atau siklus normal dari setiap produk, mulai dari proses produksi, sampai produk tersebut laku dan dibayar lunas oleh oembelinya.

Begitu juga pergerakan arus kas untuk setiap produk/jasa menjadi semakin spesifik dan rinci, sehingga perputaran dan profitabilitas setiap produk/jasa bisa tergambarkan dengan jelas.

Sedangkan untuk produk baru dan sifatnya custom, akan dikelola dalam sistem pembukuan proyek, sehingga setiap proyek bisa diukur perputaran dan tingkat keuntungannya. Apabila proyek tersdbut terus berlanjut dan berkembang pesat, maka proyek tadi bisa dibuatkan kategori baru yang akan dimonitor secara sistematis dalam sistem pembukuan perusahaan.

Manfaat terbesar dari sistem pembukuan ini adalah sbb:

1. Alokasi beban overhead yang proporsional sesuai profitabilitas masing masing produk/jasa.

2. Alokasi anggaran pada produk dengan perputaran cepat dan profitabilitas memadai.

3. Memahami dan mengendalikan biaya yang terkait langsung dengan produk/jasa.

4. Mengenali titik kelemahan/hambatan administratif penyebab macetnya piutang, lambatnya perputaran persediaan  dan kelemahan operasional lainnya.

5. Membantu penetapan harga pokok produk/jasa sekaligus menjadi dasar simulasi kelayakan proyek proyek baru.

6. Memudahkan penetapan target kinerja yang mendorong semua fungsi mengejar target peningkatan pendapatan dan target penurunan biaya.

Semua itu perlu waktu sekitar 8 bulan, dengan memanfaatkan aplikasi MYOB Accounting yg sudah lebih dulu digunakan oleh Kisel Regional Jawa Timur. Aplikasi ini saya pilih karena sudah digunakan oleh salah satu Regional, sehingga lebih mudah untuk diterima oleh seluruh regional lain karena sudah ada implementasinya, dan jika diperlukan, mereka bisa belajar langsung di lapangan. Selain itu proses belajar jafi lebih pendek dan secara teknis semua pelaksana bisa berbagi pengalaman dengan mudah.

Jurus lainnya adalah mempercepat proses pembukuan dengan sedikit merubah tanggal closing setiap tanggal 25 bulan berjalan, kecuali untuk akhir tahun tetap ditutup tanggal 31. Dampaknya sangat penting, karena laporan keuangan bisa terbit tepat waktu setiap tanggal 2, dan dianalisis serta direview tanggal 10-12, selanjutnya dituangkan dalam laporan manajemen yang terbit tanggal 15 setiap bulan di meja para pejabat setingkat GM diseluruh Indonesia.

Kebijakan closing setiap tgl 25 tentu tidak sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku, namun merupakan kebijakan praktis agar proses laporan tepat waktu. Selain itu, selisih waktu selama 5 hari hanya mempengaruhi bulan januari yang periodenya jadi lebih pendek, dan bulan desember yang periodenya jadi lebih panjang, namun secara keseluruhan dalam setahun penuh, laporan keuangan tetap sesuai prinsip akuntansi yang berlaku. Lagipula jika diaudit, tetap bisa dijelaskan bahwa laporan keuangan telah disajikan secara lengkap dan wajar.

Semua upaya ini, tentu sangat membantu proses pengambilan keputusan, karena sistem administrasi sederhana tadi, bisa jadi alat navigasi manajemen untuk menentukan arah bisnis, memangkas biaya, membeli gedung baru dan bahkan menentukan saat yang tepat untuk membagikan SHU dan membayar pajak tepat waktu. Hal ini bisa dilakukan dengan mudah karena arus kas per jenis produk/jasa bisa ditampilkan dengan jelas, lalu bisa di buatkan proyeksinya berdasarkan data historis tahun sebelumnya. Keunggulan inilah yang menjadi kebanggaan saya dalam mengelola Kisel hingga penjualan terakhir saat saya bertugas bisa menembus angka 1Trilyun… dimana saat itu ketua pengurusnya adalah pak Hanes Hendri.

Kesimpulan…

Direktur keuangan harus mampu menampilkan kinerja perusahaan dalam bentuk statistik dan mampu membuat proyeksi kinerja perusahaan yang menjadi target dimasa depan.

Ketepatan waktu pelaporan, menjadi hal penting agar bisa dilakukan analisis yang memadai sebagai salah satu alarm manajemen untuk mengenali permasalahan yang terjadi ditingkat operasional perusahaan, karena laporan yang terlambat akan memberikan alarm yang terlambat juga.

Proyeksi arus kas, adalah salah satu hal penting untuk memastikan bahwa perputaran bisnis dapat terus berlangsung lancar, karena kekuatan kas perusahaan akan meningkatkan kemampuan perusahaan untuk merebut peluang bisnis dan memupuk aset yang produktif.

Sistem keuangan yang terbuka ternyata juga mampu menjamin integritas datanya, karena diawasi banyak orang, serta bisa menjadi alarm terhadap setiap anomali dilapangan, namun begitu ada juga kelemahannya, karena informasi ini menjadi konsumsi pesaing dan bisa disalahgunakan oleh para haters untuk merusak dari dalam.

Pada kasus ini saya mengalaminya, dimana seorang karyawan bernama PS, telah menyebar fitnah dan melaporkannya pada aparat berwajib, seolah terjadi kecurangan pajak. Walaupun hal tersebut tidak terbukti, namun begitu reputasi perusahaan jadi terganggu, apalagi aparat juga melakukan pemeriksaan terhadap seluruh pejabat yang dilaporkan, dan saya harus menangis karena perbuatan seperti ini membuat hasil kerjakeras yang berbuah baik berakhir dengan runtuhnya kepercayaan manajemen terhadap karyawan. Sejak saat itu sampai sekarang, tidak ada lagi laporan keuangan dan laporan manajemen yang bisa dibaca bebas oleh anggota Kisel, dan sistem alarm manajemen gagal merespon berbagai potensi kecurangan, dan baru mengetahuinya setelah kecurangan tersebut terjadi… sayang sekali ya.

Semoga tulisan ini bermanfaat, terutama bagi Karyawan dan Anggota Kisel agar mereka bisa belajar untuk membangun dan menjaga Kisel…..

Selain itu, saya juga berharap tulisan ini dibaca oleh para direktur keuangan, agar mereka bisa membantu mengendalikan perusahaannya, bukan malah dikendalikan oleh Dirutnya tanpa informasi yang memadai…. (sst…. kalo ini ada pengalaman lain yang akan saya ceritakan pada kesempatan berbeda).

Advertisements

Menciptakan kawasan dengan keunggulan komparatif

Sebuah keunggulan komparatif berarti, ada harus menciptakan sebuah keistimewaan dari sebuah kawasan dimana bisnis agro yang anda punya berada, sementara itu orang lain juga punya bisnis yang serupa.

Kelemahan masyarakat kita yang terkenal sifat gotong royongnya adalah saat bicara bisnis, kita menjadi rakus dan egois. Padahal untuk sukses dan menjadi besar, kita harus kolaborasi dan berbagi.

Sekarang saya coba jelaskan garis besar permasalahannya sbb:
1. Dimanapun lokasi kebun anda, disekitarnya pasti ada kebun orang lain kan…!
2. Jika satu kebun menghasilkan satu jenis komoditi yang bernilai tinggi maka tetangga yang lain akan menghasilkan komoditi yang sama, lalu mulai bersaing saling membunuh…
3. Atau…. nanti ada orang yang akan merusak kebun yang dinilai lebih baik dari tetangganya.

Jawaban atas masalah tersebut diatas, sebenarnya sudah banyak yang tahu, hanya saja dalam pelaksanaannya, perlu rasa saling percaya. Nah sekarang coba kita berfikir kolaboratif sbb:
1. Kita buat kebun yang baik, jadikan percontohan, bagikan pengalaman dan ajak tetangga untuk kolaborasi dalam kelompok tani… untuk program pengelolaan bersama.
2. Bentuk kerjasama bisa dengan cara berbagi pengalaman, berbagi ilmu, dan bahkan bisa berbagi bibit tanaman. Hal ini akan membangkitkan rasa kebersamaan dalam menghadapi problem di lapangan.
3. Saat panen, seringkali dijual diatas lahan. Padahal bisa dikelola lebih baik, agar ada nilai tambah, baik itu kualitas, kemasan atau dijual secara bersama melalui institusi kelompok tani, atau koperasi.
4. Mengadakan promosi dan pemasaran bersama, untuk produk siap jual, termasuk publikasi jadual panen dan jenis komoditas.
5. Mengembangkan pola produksi yang komplementari untuk masing masing anggota komunitas, ada yg bagian produksi, bagian pengolahan pasca panen, bagian pemasaran, dst…

Melalui pola pikir kolaboratif saja, terasa banyak manfaat sudah terbayang.

Bagaimana itu semua bisa kita lakukan?

Pada awalnya, bisa dimulai dari kegiatan komunal, bangkitkan rasa persaudaraan, rasa persatuan dan rasa senasib sepenanggungan. Kelompok tani bisa jadi awal, walaupun sebenarnya banyak kelompok tani yang dibentuk karena akan ada bantuan pemerintah, yang hanya bisa dicairkan jika ada organisasi kelompok tani.

Apa pun alasannya, kita sudah punya kelompok tani yang siap di kelola sebagai suatu komunitas.

Langkah berikutnya adalah dibentuknya forum pertemuan ruti , yang menjadi media pemersatu bagi para anggota komunitas. Masalah tempat acara, bisa memanfaatkan fasilitas umum, seperti gedung sekolah, atau lapangan sepakbola, sedangkan akomodasi lain seperti makanan dan minuman bisa menggunakan dana iuran anggota, atau dana sumbangan pemerintah dan sponsor.

Dari pertemuan rutin, nanti akan terbentuk rasa percaya dan semangat kolaborasi.

Melalui komunitas yang kompak seluruh anggota bisa bersama sama, menciptakan keunggulan komparatif desanya melalui banyak cara, antara lain;

1. Secara bersama sama menanam beberapa jenis tanaman buah tertentu sebagai, sampingan.
2. Saat tanaman buahnya mulai berproduksi, pengelolaan pasca produksi bisa dilakukan bersama dengan membentuk pasar buah musiman, atau membuat pabrik buah kemasan yang di awetkan.
3. Pemasaran, tentu akan lebih mudah jika dilakukan bersama sama. Bahkan produk sampingan dari tanaman buah unggul sangat banyak, mulai dari jual bibit sampai jual mesin kemasan, kebun wisata, kaos, souvenir dan banyak lagi lainnya.

Sebelum kawasan tersebut benar benar jadi kawasan unggulan, tentu saja perlu waktu dan kesabaran. Jadi jangan lelah untuk terus mencoba dan bangkit dari kesulitan dengan mengambil tindakan bersama agar manfaatnya jadi lebih berdaya dan berhasil guna.

Selamat berjuang kawan…

Penulis: Heru Muara Sidik